Neste vídeo você aprenderá 8 dicas para melhorar o design das suas planilhas
Introdução Design de Planilhas
Nós vamos falar de design no Excel, o objetivo é exibir um processo que você pode seguir para que desenvolvam planilhas profissionais com dicas que podem ser aplicadas em qualquer solução.
Planejamento
Antes de iniciarmos uma casa temos que fazer uma planta dela, organizarmos os recursos e materiais, parte financeira, etc.
Em uma pasta de trabalho Excel nós temos a mesma questão, devemos sempre iniciar o projeto com um planejamento.
Para um planejamento observe os pontos:
- Qual a finalidade da pasta de trabalho?
- Quais as saídas de dados que devemos ter? Relatórios, Dashboards, quais os indicadores, quais os campos dos relatórios e os filtros?
- Quais os dados que preciso para as saídas de dados? E como vou pegar estes dados?
- Como posso atualizar o processo de consulta dos dados e geração dos relatórios?
Com estes dados já temos um diagnóstico do que será criado e podemos passar para o tópico seguinte.
Estrutura
A minha recomendação de estrutura é sempre separar a pasta de trabalho com uma planilha para cada coisa.
Então a base de dados que servirá para o relatório ou dashboard aqui separamos em uma planilha, os cálculos em outra, o relatório em outra, o dashboard, em outra e assim por diante.
Isso permite que tenhamos uma organização e visualização prática dos dados e evitemos planilhas com uma bagunça de coisas juntas em um mesmo local.
Instruções
A pasta de trabalho muitas vezes não será alimentada ou usada pelo próprio criador, e mesmo que seja, é importante documentar o processo de operação da mesma.
Além de informar quem foi o desenvolvedor e dados de contato.
Estas instruções podem ser em tópicos passo-a-passo separadas em processos sequenciais do que deve ser feito primeiro e por último os dados de contato.
Padrão de Design de Planilhas
Aqui a palavra-chave é padrão, recomendo sempre ter padrões entre as planilhas, por exemplo, nesta temos um cabeçalho padrão em verde e o nome de cada planilha que as compõe, exceto o dashboard que precisamos da área toda.
Mas não só isso, as tabelas, use sempre padrões que se repetem, tente começar a tabela sempre na mesma célula entre as planilhas e usando as mesmas cores, fontes e também formatos de linha.
Outra forma interessante é sempre manter visualmente organizados os dados e também navegações práticas.
A dica é sempre pensar em não estar fazendo pra si mesmo a solução, mas para o seu chefe ou quem for usar, pois assim você terá uma planilha mais organizada.
Cores
O uso de cores é um tópico à parte no Excel, pois é muito comum vermos planilhas com um carnaval de cores, muitas inclusive que não combinam.
Uma sugestão para evitar esse tipo de problema é usar as cores da empresa sempre que possível, algumas possuem inclusive uma paleta de cores padrão que você pode usar.
Sempre que possível coloque também a logo da empresa, pra criar um aspecto profissional e de propriedade.
Para as cores, use sites que já tem criação de paletas automáticas como o palleton.com que já cria cores que combinam e você pode utilizar.
Outra sugestão é usar o conta-gotas, no Excel não tem, mas temos um suplemento gratuito que pode usar, que é este e pegar as cores, ou ainda fazer isso usando o powerpoint que já dispõe desta ferramenta.
Atualizações
Eu recomendo sempre manter uma planilha na pasta de trabalho com as alterações que foram realizadas na planilha, isso é importante para que tenhamos um histórico das modificações solicitadas e evitemos inclusive embates desnecessários com o cliente por conta de modificações solicitadas e que não eram exatamente o que o cliente desejava, mas o que pediu.
As atualizações facilitam também a criação de versionamentos, pode salvar as planilhas como 1.0, 1.1, e assim ter várias versões e evitar que modificações que foram feitas façam com que a planilha deixe de funcionar por algum motivo, podendo voltar na versão anterior.
Isso chama um outro tópico, o backup.
Backup
Mantenha sempre um backup da sua solução, pode ser no onedrive, local, etc, não importa.
Mas mantenha um backup, de preferência uma cópia diária no final do dia pelo menos, ou o próprio onedrive tem o controle de versionamento.
Impressão
Para tudo o que permitir imprimir na planilha deixe já configurado, para isso basta usar o layout de página e definir a área de impressão, se vai sair em preto e branco, quais colunas a imprimir, cabeçalho, rodapé, linhas a repetir na linha superior, número da página, data.
Então tudo isso é importante para você ter um aspecto profissional na sua pasta de trabalho e entregar soluções profissionais.
Download Planilha 8 Dicas de Design de Planilhas
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