A execução de qualquer tipo de projeto comporta três fases, a saber: a preparação; a implementação; e a avaliação. Só com o planejamento cuidado e antecipado de cada um destes momentos é possível atingir os objetivos propostos com sucesso.
Obviamente que também é possível executar um projeto saltando uma das fases, mas provavelmente irá estar a perder eficiência, eficácia, tempo ou dinheiro. Ou todos eles em simultâneo.
Assim, para o gerenciamento de projetos, assim como gerenciamento de atividades, é fundamental ter uma imagem de conjunto de todas estas fases, mas também de todos os processos.
É o caso de como a sua equipe de colaboradores está distribuída, quais as horas de trabalho gastas e quais as tarefas de cada um dos seus trabalhadores, por exemplo. E, para isso, é fundamental o recurso a uma planilha de apontamentos de projeto.
Podemos assim afirmar que a gestão de apontamentos em projetos é precisamente a metodologia utilizada para efetuar o monitoramento e controle das horas trabalhadas pela equipe de forma eficiente e pormenorizada.
E a planilha de apontamentos de projetos é a ferramenta ideal para o fazer, de forma eficiente, simples e rápida. Além disso, é tão intuitiva que até quem nunca trabalhou com uma ferramenta semelhante se tornará fluente em poucos minutos.
Quais as Vantagens do Controle de Projetos, Atividades e Apontamentos?
São vários os benefícios que o gerenciamento de projetos traz a qualquer negócio, independentemente da sua dimensão ou da área de intervenção. O principal será, provavelmente, a identificação rápida de erros na alocação de um ativo valioso, que não pode ser substituído: o tempo da equipe.
Só com esse registro, através da planilha de apontamento de projeto, é que consegue conferir e analisar as horas trabalhadas por todos os colaboradores.
Além disso, consegue ainda fazer a comparação entre horas trabalhadas e horas previstas, por exemplo. Isso permite ter uma visão geral do projeto, retirando as suas conclusões. Por exemplo, se uma uma actividade está a demorar mais tempo do que o necessário para ser cumprida ou vice-versa. É assim uma ótima forma de avaliar a produtividade de uma equipe e, consequentemente, a rentabilidade de um negócio ou de uma empresa.
Finalmente, mas não menos importante, a outra vantagem da planilha de apontamentos de projeto é a de permitir a avaliação dos seus colaboradores. Ao ter acesso a estas informações e apontamentos, consegue perceber se existem atividades que estão a demorar mais tempo a serem executadas, permitindo assim antecipar obstáculos ou qualquer outro fator alheio que necessita de resolver.
Como é sabido, tempo é dinheiro e existem muitas barreiras exteriores que acabam por afetar a rentabilidade de um negócio, por interferirem precisamente neste fator de produção.
Porquê Fazer o Controle de Projetos, Atividades e Apontamentos?
Já vimos acima quais os benefícios em efetuar o controle de projetos, atividades e apontamentos. Na verdade, esta é uma das formas mais produtivas de aumentar a rentabilidade e o sucesso comercial do seu negócio. Muitos empreendedores apontam precisamente esse pormenor, quando questionados sobre o segredo sobre o seu sucesso.
Assim, o gerenciamento de projetos permite trabalhar com informações de confiança, especialmente quando utiliza uma planilha de apontamentos de projetos, uma vez que as horas são calculadas de forma automática, sem possibilidade de erro humano. Além disso, estas são extremamente detalhadas e quando mais pormenor tiver, maior seria a sua capacidade de análise e, consequentemente, de conclusão.
Tudo isso facilita o console das horas da sua equipe, ao recorrer a uma ferramenta específica para o efeito. Com isso, combina etapas do projeto, ganhando tempo e dinheiro. É uma forma integrada e sustentada de utilizar os recurso de gestão de projetos, utilizando apenas uma planilha em vez de diferentes softwares distintos.
O importante não é trabalhar mais, mas sim trabalhar melhor. Só isso permite ganhar tempo para si próprio e para gastar com os seus entes queridos.
Como Adquirir uma Planilha de Controle de Projetos e Atividades
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