Por exemplo, João têm uma lista de vendas com o código do cliente e o pedido, mas ele precisa também dos dados do cliente para realizar a entrega, estes dados estão em outra planilha.
Para solucionar este problema o João utilizará uma função de busca no Excel, e retornará as informações que ele precisa para realizar as entregas. Vejamos como podemos usar esta função no Excel para resolver problemas semelhantes.
Neste artigo você aprenderá:
Como usar o PROCV
PROCV exato
PROCV aproximado
Como usar o PROCV no Excel
Para entender como utilizar esta função, é necessário que vejamos os seus parâmetros, veja de forma simples quais são e como informa-los corretamente.
Quando você for usar uma função pela primeira vez, ou quiser ver a descrição dos seus parâmetros, pressione SHIFT+F3 no Excel e faça uma busca pela função.
Faça isso e digite PROCV para encontrar a função e clique em OK.
Ao selecionar ele, aparecerá a janela de argumentos da função abaixo, vamos entender os parâmetros que enumeramos de 1 à 4.
Parâmetros da função PROCV Excel
É bem verdade que o nome dos parâmetros da função não ajudam a entender muito a função, por isso iremos explicar de forma clara e simples para você não perder tempo.
Valor_Procurado: Chave que identifica os dados da busca, no caso do nosso exemplo inicial, é o código do cliente. É importante que ela seja única, porque a função irá retornar a primeira chave que ela encontrar e feche com a sua busca, se houverem repetidas uma só será retornada.
Matriz_Tabela: Local aonde serão buscados os dados. É a tabela de clientes, aonde serão buscados os dados. A chave de busca, o código do cliente no nosso exemplo, deverá estar à esquerda, deverá ser a primeira coluna da sua lista de dados.
Núm_índice_coluna: Número da coluna à retornar. Quando são buscados os dados, você deve informar qual o número da coluna que deseja retornar, elas começam da primeira coluna selecionada e contam da esquerda para a direita começando de 1. Por exemplo, temos a lista de colunas Código, Gênero e Nome, o número do índice para código seria 1, Gênero 2 e Nome 3.
Procurar_intervalo: Busca exata ou busca aproximada? Este parâmetro pede que você informe se a sua pesquisa é uma busca exata, como no caso do código do cliente, aonde temos apenas um código para cada cliente, eles não se repetem, ou em outro caso, você tem uma lista de valores não exatos, deseja que encontre o valor mais próximo do que estiver buscando. No nosso exemplo inicial, usamos o 0 para indicar que é exato, mas no próximo exemplo iremos mostrar como fazer uso da busca aproximada.
PROCV Exato
A função PROCV na imensa maioria dos casos será utilizado desta forma, da forma Exata, ou seja, você têm uma lista de códigos únicos que deseja retornar informações de outra lista.
Para isso faça conforme abaixo, em apenas 4 passos.
Digite =PROCV( e selecione a chave da sua busca, por exemplo o código do cliente =PROCV(C6
Selecione a lista aonde estão os dados que deseja buscar, no nosso exemplo a função ficará assim: =PROCV($C6;Lista!$A:$H, veja que pode ser buscado da mesma planilha, outra planilha ou até outra pasta de trabalho.
Identifique qual o número da coluna começando de um da esquerda para a direita que você deseja consultar e digite este valor no próximo parâmetro da função =PROCV($C6;Lista!$A:$H;2
Como a nossa busca é exata, digite ; e informe no próximo parâmetro FALSO, ou 0, desta forma será retornado apenas se encontrar a busca exata e feche parênteses. A função ficará assim: =PROCV($C6;Lista!$A:$H;2;0)
Resultado PROCV Excel:
Importante: no exemplo que mostramos, que é o mais utilizado, buscando dados de outra planilha, você deve usa a barra de fórmulas no alto à partir do segundo parâmetro, porque se retornar para a planilha aonde está a fórmula, o Excel irá pegar ela como referência no parâmetro.
Caso tenha dúvida, veja este gif como usar o PROCV no Excel de forma rápida.
Como usar o PROCV no Excel (VLOOKUP) Aproximado
No exemplo anterior nós vimos a utilização padrão da função, é a utilização mais utilizada, pois na maioria dos casos temos apenas chaves únicas.
Neste tutorial iremos mostrar como usar o PROCV com o parâmetro Aproximado no Excel. Mas quando usá-lo?
Por exemplo, João têm uma lista de vendas e precisa colocar o percentual de comissão conforme o desconto concedido pelo vendedor. A tabela é a seguinte:
Se o valor for de 0% à 2,999% a comissão deve ser 10%, se for de 3% à 5,999% deve ser 9% e assim por diante.
Como os percentuais de comissão não são exatos, vão pulando e podem ser com valores decimais, o PROCV exato não iria funcionar, o parâmetro FALSO no final iria retornar um erro em muitos casos.
Para estas situações, nós utilizamos parâmetro PROCV aproximado, o último, Procurar_Intervalo, com o valor 1 ou VERDADEIRO.
Vejamos então no tutorial abaixo como aplicar a função em situações aproximadas.
Como utilizar o PROCV no Excel Aproximado
No nosso exemplo temos as listas na mesma planilha
Primeiro e antes de tudo, classifique a sua lista de dados de comissão pela coluna Desconto, que será usada como chave. No caso do valor aproximado é imprescindível que a base aonde serão pesquisados os dados estejam classificadas, senão incorrerá em um erro.
Clique em G6 e digite =PROCV( e selecione a célula E6 para selecionar o valor do desconto que o vendedor concedeu. =PROCV(E6
Digite ; e no segundo parâmetro, local aonde procurar os dados, selecione a tabela em J5:K13 e pressione F4 para travar o intervalo, a fórmula ficará então =PROCV(E6;$J$5:$K$13
No próximo parâmetro iremos digitar 2, porque queremos retornar o valor da comissão, que está na coluna 2. =PROCV(E6;$J$5:$K$13;2
No último parâmetro digite 1 ou VERDADEIRO, desta forma a função irá realizar uma busca aproximada, retornando sempre o valor mais próximo do menor para o maior. =PROCV(E6;$J$5:$K$13;2;VERDADEIRO)
Veja como as comissões ficam corretamente relacionadas dentro das suas faixas de valores.
Importante salientar que se houvessem percentuais com casas decimais estas também seriam respeitadas pela função no Excel.
Caso tenha dúvidas, veja no GIF animado como fazer o PROCV no Excel:
Download exemplo
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