Controle Matricial de Despesas com Excel
Agradeço a colaboração de Helena de Castro, analista de orçamento.
O controle matricial de despesas é um controle por pacotes, contas e centros de custo ou departamentos que tem por objetivo acompanhar detalhadamente e agir sobre desvios do orçamento.
O controle matricial tem este nome porque deriva de uma matriz, ou seja: gestores de pacotes e gestores de entidades.
Uma boa análise do desvios, tem que ter mais estratificação, exemplo: estourou o pacote Veículos, dentro do pacote as contas que mais impactaram no desvio foram combustíveis e manutenção (o objetivo é sempre focar os maiores desvios), identificado as contas, o próximo passo é identificar quais entidades (centros de custos) que mais impactaram no desvio de cada conta.
Com base nesta análise que o gestor do pacote irá verificar com o gestor de entidade quais as causas do desvio e o que pode ser feito (plano de ação) para recuperar o mesmo.
De certa forma este controle quebra a hierarquia da empresa, da forma que um gerente pode cobrar explicações ou alterações de comportamento do presidente caso hajam desvios, por exemplo, no pacote de Viagens e este seja o responsável pela apresentação destes dados. Mesmo porque muitas vezes quem irá cobrar sobre a realização do orçamento é o próprio presidente.
Ainda sobre a quebra de hierarquia, é bom ressaltar que ao implantar uma metodologia como esta, o presidente deve dar autonomia aos gestores de pacotes e comunicar isto, de forma clara, a todos na empresa.
O que a gente vê por aí são empresas implantando esta metodologia e não conseguem manter por muito tempo, porque falta justamente autonomia aos gestores de pacote e uma cobrança firme por parte da diretoria em fazer com que todos sigam o método.
Desta forma disponibilizo uma planilha de controle orçamentário que se constitui de duas partes:
1. O Painel de Controle: aonde podem ser configurados os limites dos desvios no campo Diferença Máxima, e o alerta no Alerta de Segurança, além da lista dos gestores no campo Gestores e o local aonde serão salvos os arquivos no campo Local.
Nesta tela você terá também um atalho para a guia Analítico e um botão para separar por gestor todas as despesas para que você possa enviar por e-mail para cada gestor analisar somente a parte que lhe cabe.
2. Analítico: nesta guia você terá a lista aonde devem ser inseridos os dados relativos a cada campo:
- Filial: filial do pacote.
- Gestor: gestor do pacote/conta.
- Pacote: pacote de contas.
- Conta: nome da conta, pode ser a mesma da conta contábil.
- Orçado: valor orçado no mês para a conta ou pacote.
- Realizado: valor realizado no mês para a conta ou pacote.
- Diferença: diferença entre o orçado e o realizado. De acordo com o que foi configurado no painel de controle você terá os indicadores de Verde: OK, Amarelo: Alerta, Vermelho: Problemas, notando que a variação negativa também conta, dado que o gestor pode ter orçado a mais do que realmente precisava.
A implantação do sistema de gestão matricial de despesas pode trazer diversos benefícios para a empresa, mas o maior deles é a economia dos seus próprios recursos e por conseguinte a melhoria do seu resultado.
Você pode ter mais informações sobre GMD na web como por exemplo neste sitehttp://paulomatsuyama.blogspot.com/2008/06/gmd-gerenciamento-matricial-de-despesas.html
Para baixar a planilha clique no botão Download abaixo, esta planilha assim como as outras estão desprotegidas, e você terá nela vários exemplos de utilização de Excel Avançado que já foi mostrado neste site, e também de VBA.
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