O que é Kanban? Planilha Kanban Excel

Tornar a equipe mais produtiva e eficiente é um dos principais objetivos das empresas que tem como carro chefe uma linha de produção e entrega de tarefas. O Kanban é um método que ajuda na gestão de projetos de maneira bastante interessante.

Nesse sistema são utilizados cartões coloridos de tamanhos diferentes que especificam as tarefas, seguindo para isso critérios de importância. Por meio do Kanban fica muito mais fácil ter uma visão geral de todos os trabalhos a serem executados e ainda ajuda a manter o foco da equipe responsável.

Empresas como agências de publicidade e marketing, instituições de ensino e qualquer empresa ou negócio que requeira uma gestão com visão global, costumam adotar esse sistema gerenciador que por ter uma aparência visual limpa, permite uma atualização ágil e dinâmica.

Quem teve essa brilhante ideia?

Podemos dizer que a linha de montagem da Toyota, no Japão, em meados de 1960 foi o primeiro cenário em que o Kanban desfilou. A palavra Kanban é japonesa. E numa tradução literal quer dizer cartão. Foi depois disso que o sistema ganhou notoriedade e passou a ser adotado por outras corporações ao redor do mundo.

Divisões comuns dentro do sistema de gestão Kanban

O Kanban é por natureza um sistema visual que segue um padrão e que pode ou não ser alterado, tudo dependerá das necessidades da equipe de produção. As divisões são basicamente:

– Panorama completo, com cartões representando tarefas e para o status dessas tarefas, as colunas.

– Os cartões coloridos servem unicamente para se anotar a tarefa que precisa ser efetuada.

– As colunas dividem as tarefas a se executar, em andamento e as concluídas.

As tarefas anotadas nos cartões coloridos do Kanban vão sendo mudadas de colunas de acordo com seu status.

Existem vantagens e desvantagens na utilização do Kanban

Métodos são desenvolvidos para auxiliar nas rotinas, mas dizer que o Kanban é um método de gestão perfeito não é uma verdade. Existem os pontos positivos e negativos em sua aplicação.

Podemos apontar como as vantagens fundamentais:

– Um baixo custo para sua implantação;

– Permite que se tenha uma visão abrangente do que cada membro de equipe está executando;

– Gargalos produtivos, o gestor principal consegue criar rotinas equilibradas e gerar espaços durante o processo caso necessário;

– Otimizar tempo, elemento valioso numa rotina produtiva agitada, pois divide tarefas com mais assertividade.

Na realidade as desvantagens do sistema Kanban não chegam nem perto das vantagens. O que pode atrapalhar bastante a aplicação e funcionalidade dos projetos:

– O Kanban requer uma equipe alinhada e disciplinada para que funcione efetivamente. Existem grupos que atuam bem sob condições que necessitam de disciplina organizacional, outras não.

– A mudança de outro método para o Kanban tende a gerar certa resistência se a equipe já trabalha há muito tempo com outros modelos de gestão.

A contribuição do sistema Kanban

Por fim, vale considerar que o método Kanban vai além de um quadro numa parede repleto de cartões coloridos. O conceito que se esconde por trás desse sistema gestor deve ser visto sob a ótica de que a gestão de produção bem articulada contribuirá para os resultados da empresa que o adota.

Ler e identificar o que está indo bem e o que precisa ser alterado muitas vezes faz toda a diferença para uma equipe.

O kanban não traz elementos complexos, o que facilita a vida de qualquer usuário, basta compreender seus elementos primários para que se iniciem as tarefas e os projetos se tornem mais organizados e dinâmicos. As rotinas colaborativas de uma equipe só têm a ganhar.

Planilha de apontamentos e atividades Excel

Como controlar as atividades da sua equipe? Esta planilha de gerenciamento de apontamentos e atividades em Excel permite que você tenha uma visão clara das atividades da equipe em qualquer momento com o quadro Kanban e consiga realizar o gerenciamento das atividades com os relatórios.

Cadastro de participantes

Neste cadastro são registrados os participantes da equipe. Além do nome é registrado também a cor que o mesmo irá ter no quadro de acompanhamento de atividades.

Este como os outros cadastros seguem um padrão simples de cadastro, permitindo copiar e colar dados, inserir, alterar ou excluir dados de forma simples e gravando em uma base de dados Access.

Cadastro de atividades

O sistema permite que sejam registrados apontamentos com atividades fixas ou avulsas. No caso das atividades fixas há o cadastro das atividades pelo atalho do menu.

Lançamento de apontamentos

Na tela de lançamento de apontamentos nós temos os seguintes campos:

ID: Sequencial do apontamento.
Atividade: Descrição da atividade.
Data: Data do apontamento
Hora inicial: Horário em que iniciou a atividade.
Hora final: Horário em que foi concluída a atividade.
Total horas: Calculado automaticamente, a quantidade de horas.
Responsável: Participante que realizou o apontamento.
Situação: Status da atividade, A Fazer, Fazendo, Pendente, Feito, Arquivado.
Observação: Este campo é descritivo para situações em que é necessário esclarecer algo no apontamento.

Quadro de atividades Kanban Excel

No quadro de atividades é possível realizar a verificação visual da situação das atividades conforme o seu status ou ainda filtrando por participante.

Planilha de apontamentos e atividades Excel Kanban

Relatório de apontamentos por usuário detalhado

O relatório de apontamentos realiza uma consulta detalhada dos apontamentos por período e participante, pronta para impressão.

O sistema permite também que seja realizada a alteração da logo dos relatórios na configuração.

Relatório de total de horas por usuário e mês

Este relatório apresenta o total de horas por participante e por período, facilitando o controle da quantidade de horas apontadas ou ainda o pagamento dos funcionários no caso de pagamentos por hora.