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O que é Arquivo Morto?
Arquivo morto é um termo frequentemente utilizado para se referir a documentos, registros ou informações que já não são considerados ativamente relevantes para as operações diárias de uma organização, empresa ou indivíduo, mas que precisam ser mantidos por razões legais, regulatórias, históricas ou de referência futura.
Como Organizar o Arquivo Morto
Inicialmente você precisa realizar uma organização do arquivo morto, aonde terá algo semelhante ao que vemos abaixo na imagem.
Será necessário etiquetar com o endereço de cada Rua, Prédio e Andar.
- Rua: Na rua você tem o conjunto de prateleiras
- Prédio: No prédio você tem o conjunto de andares de uma das ruas.
- Andar: No andar você tem o bloco do prédio.
Com isso coloque etiquetas indicando qual é a rua, prédio e andar para facilitar a identificação, catalogação e localização.
Tabelas de Configurações
Nas configurações você tem as tabelas de Local de armazenamento, Tipo de arquivo e Local de conservação.
Veja nas tabelas abaixo como estão dispostas e preencha com os seus dados.
- Local de Armazenamento: Sala aonde terá o local de armazenamento.
- Tipo de Arquivo: Tipo de arquivo, por exemplo pauta de reunião, lista de presença, recibos…
- Estado de Conservação: Em estado de conservação você terá as situações que podem estar os documentos.
Controle de Documentos do Arquivo Morto
Na planilha você terá o controle de documentos do arquivo morto aonde você tem a seguinte disposição deles:
Ela possui os seguintes campos:
- ID: Código sequencial automático dos documentos.
- Documento: Descrição completa do documento.
- Tipo de Arquivo: Tipo do arquivo, que lista à partir da tabela de Configurações.
- Descrição: Na descrição tem a descrição do documento.
- Proprietário: Nome do proprietário do arquivo ou departamento.
- Local do Arquivamento: Retorna à partir da tabela de local de arquivamento.
- Rua: Rua do arquivo morto.
- Prédio: Prédio conforme o modelo da imagem.
- Andar: Andar do arquivo morto.
- Caixa: Número da caixa do arquivo morto.
- Arquivamento: Data do arquivamento.
- Tempo: Cálculo do tempo total que o arquivo esta armazenado, é calculado automaticamente.
- Conservação: Estado da conservação conforme a tabela de estados.
- Digitalizado: Determina se está digitalizado ou não, SIM ou NÃO.
Dashboard Planilha Arquivo Morto
Na planilha você tem também um dashboard do arquivo morto conforme podemos ver abaixo.
Pode realizar o filtro dos dados também à partir das segmentações de dados que temos na imagem.
Download Planilha Controle de Arquivo Morto Excel
Clique no botão abaixo para realizar o download do Excel de exemplo: