Planilha de Gestão de Documentos Excel
O controle de documentos em uma empresa é algo muito importante e que deve ser considerado na empresa. Por isso veja esta planilha de gestão de documentos Excel que iremos mostrar abaixo.
Você já passou pelo problema de precisar encontrar um documento ou saber que versão do documento é a mais recente ou ver as modificações que foram efetuadas?
Pensando nisto temos um Sistema de Gestão de Documentos em Excel que permitirá ter a organização completa dos documentos da sua empresa.
Planilha de gestão de documentos Excel
A planilha de gestão de documentos possui os seguintes recursos:
- Cadastro de departamentos
- Cadastro de permissões
- Cadastro de usuários
- Documentos Recebidos
- Documentos Enviados
- Documentos Internos
- Atribuição de tarefas dos funcionários
- Anexar novas versões do documento
- Dashboard
Cadastro de departamentos sistema gestão de documentos Excel
O sistema em Excel pode ter seu banco de dados em rede e cada usuário da rede pode ter em sua máquina a planilha e apontar para o local na rede.
Além disso ela permite o cadastramento de quantos departamentos desejar no cadastro conforme abaixo:
Cadastro de Funcionários Excel para gestão de documentos
O sistema possui um cadastro de funcionários com permissão de acesso.
Neste cadastro além dos dados do funcionário, pode também restringir os acessos dos funcionários:
- Registrar documentos
- Editar documentos
- Eliminar documentos
- Registrar arquivos
- Eliminar arquivos
- Adicionar usuários
- Atribuir tarefas
Adicionar arquivos ao sistema de documentos Excel
O sistema possui três tipos de grupos de documentos separados conforme a imagem:
- Documentos Recebidos
- Documentos Enviados
- Documentos Internos
Para criar um documento basta clicar no botão Novo e preencher os dados para detalhar o documento.
Na tela seguinte você pode colocar o nome do documento, mesmo que o arquivo anexado tenha outro nome e detalhar os seguintes campos:
- Nome:
- Prioridade:
- Data do Documento:
- Data do Recebimento:
- Documento
- Pasta para agrupar documentos iguais
- Descrição detalhada do documento
Os documentos ficam salvos em um local em rede organizados em pastas e os documentos podem ser acessados diretamente pelo sistema Excel de forma simples
Adicionar tarefas a um funcionário para edição de documento
O controle de documentos permite adicionar tarefas a funcionários, ao adicionar a tarefa automaticamente o usuário recebe um e-mail avisando da nova atividade.
Um mesmo documento pode receber várias tarefas de vários funcionários ao mesmo tempo e os mesmos podem gerar novas versões do documento e atualizar o mesmo anexando uma nova versão.
As tarefas são listadas no sistema e um mesmo documento pode ter várias tarefas que vão sendo atualizadas pelo próprio usuário.
Para atualizar o documento basta clicar no botão de edição e alterar a situação da atividade.
Dashboard e relatório de documentos Excel
O sistema de gestão de documentos em Excel possui também um dashboard com um resumo de diversos indicadores:
- Recebidos
- Enviados
- Documentos Atrasados
- Documentos em Tratamento
- Documentos Concluídos
- Documentos Adiados
Ao clicar no botão de relatório você tem também um detalhamento das atividades:
- Código do documento
- Referência
- Data da recepção
- Prioridade
- Estado
- Tempo Restante
- Responsável
- Procedimento
Adquirir planilha de gestão de documentos Excel
O sistema de gestão de documentos não tem mensalidades e pode ser utilizado em rede por diversos usuários ao mesmo tempo.
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